Schattenverträge

Dieses Schlebad stammt aus einem Unternehmen, welches komplexe Maschinen für seine Kunden konstruiert und produziert.

Im Rahmen eines früheren Projektes wurde ein automatischer Vertragsgenerator eingeführt, der auf Basis eines komplexen Fragebogens automatisch Vertragsdokumente generieren konnte und die Informationen zusätzlich für automatisierte - also digitalisierte Prozesse - zur Verfügung stellte. Das Unternehmen war stolz auf diesen Generator.

Nach einigen Jahren stellte sich allerdings heraus, dass Kunden beispielsweise bei Reparaturen Vertragsdokumente vorlegten, die das Unternehmen in dieser Version nicht kannte. Darin waren beispielsweise Nebenabreden wie Vergünstigungen bei Reparaturen enthalten. Niemand konnte sich erklären, wie es dazu kommen konnte. Mal abgesehen davon, dass es gegenüber den Kunden zu peinlichen Vorfällen in einem sonst stark automatisierten Unternehmen kam.

Diese Fälle wurden untersucht und es stellte sich folgendes heraus: Die generierten Vetragsdokumente wurden sicher abgelegt und dann dem Vertrieb ausgehändigt. Dieser führte dann die Verhandlungen mit den Kunden und es wurden des Öfteren einige Passagen angepasst. Allerdings wurden diese veränderten Verträge dann nicht immer dem Unternehmen zur Verfügung gestellt. Bemerkt und und eingefordert wurde es nicht.

Man konnte den betroffenen Vertriebsmitarbeitern nicht wirklich Absicht unterstellen. Allerdings gab es doch eine “gewisse Fluktuation” im Vertrieb. D.h. wenn solche Dinge aufgefallen sind, waren die Verursacher meistens nicht mehr im Unternehmen. Bei den üblichen Provisionen durchaus ein lukratives Modell?!

Ein schönes Beispiel, wenn wir mal wieder über “das große Ganze” reden? Eine andere Metapher wäre, dass ein “Getriebe nicht rund läuft, wenn einzelne Zahnräder machen (können), was sie wollen”.